A produtividade do nosso escritório de projetos precisa ser melhorada?

Já se falou que a resposta mais frequente a questionamentos no mundo dos negócios é “depende”. O mesmo vale para a questão título deste artigo, pois a melhoria da produtividade em escritórios de projetos – tais como escritórios de arquitetura, engenharia, design e tecnologia da informação – depende do consenso prévio sobre alguns pontos.

Em primeiro lugar, os gestores do escritório devem ter uma visão compartilhada sobre o que é a produtividade para o seu negócio. Da nossa experiência em consultoria, este consenso é importante, até para que as respostas aos pontos posteriores conduzam aos resultados necessários. Como contribuição para esta reflexão, a definição de produtividade que costumamos aplicar em nossos projetos de consultoria é a relação entre o que foi efetivamente produzido e o que deveria ser produzido.

Tratando agora do segundo ponto, outra afirmação frequente no mundo dos negócios é a de que “o que não pode ser medido não pode ser melhorado”. Da nossa experiência em consultoria, orientando organizações dos mais diversos segmentos e portes, é possível confirmar a validade da afirmação, porém temos também a crença de que tudo pode ser medido, bastando apenas dispor das metodologias adequadas. Em consequência, tudo pode ser melhorado, cabendo aos gestores dos escritórios de projetos definirem, previamente, como a produtividade será medida.

O terceiro ponto no caminho da definição se a produtividade do escritório de projeto precisa ser melhorada está associado à identificação da ocorrência e frequência de situações problema, tais como:

• Dificuldades para atender prazos;
• Necessidade de horas extras;
• Ocorrência de retrabalhos;
• Existência de profissionais parados.

Isto apenas para citar algumas situações problema, pois a nossa experiência com escritórios de projetos revela a existência de outras, que são trabalhados no diagnóstico que aplicamos no início dos projetos desenvolvidos.

Por meio da combinação destes pontos, torna-se possível identificar a necessidade e nível de urgência da melhoria da produtividade nos escritórios de projetos, cuja realização costuma estar associada a benefícios como:

• Melhoria da imagem do escritório junto ao mercado;
• Maiores níveis de fidelização de clientes;
• Facilidade de acesso a novos mercados;
• Redução de custos e aumento da lucratividade;
• Redução dos riscos de penalização por atrasos nos projetos;
• Aumento das competências dos profissionais, reforçadas por maiores níveis de delegação;
• Maior capacidade de atração de talentos;
• Redução do nível de estresse e melhoria do ambiente de trabalho;
• Maiores níveis de retenção de pessoal.

Assim, identificada a necessidade de melhoria da produtividade, caberá aos gestores do escritório avaliarem seus métodos de trabalho, identificarem os desperdiçadores de  produtividade e, principalmente, avaliarem os custos da falta dos níveis desejados da mesma. Na sequência, deverão agir para a melhoria dos seus processos, profissionais, fornecedores, recursos, ambiente de trabalho e modo de gestão, o que pode ser enxergado como uma verdadeira mudança empresarial, capacitando o escritório de projetos para novos patamares de competitividade nos mercados onde já está presente e naqueles onde pretende atuar.

Para apoiar escritórios de projetos na melhoria da produtividade, a Enove presta serviços de consultoria e realiza treinamentos associados ao tema. Caso queira saber mais [dt_button link=”http://www.enoveconsultoria.com.br/fale-conosco/” target_blank=”false” button_alignment=”default” animation=”fadeIn” size=”medium” style=”default” bg_color_style=”custom” bg_color=”#333333″ bg_hover_color_style=”custom” bg_hover_color=”#444444″ text_color_style=”custom” text_color=”#ffffff” text_hover_color_style=”custom” text_hover_color=”#dddddd” icon=”fa fa-chevron-circle-right” icon_align=”left”]ENTRE EM CONTATO[/dt_button]