Como o Lean Office pode ajudar sua empresa a sair bem da crise

No artigo “11 Alertas para sua empresa sobreviver à crise” falamos sobre Lean Office e os problemas que costumamos encontrar nos negócios, que geralmente estão associados aos temas qualidade, produtividade e desperdícios. Estes problemas ganharam mais destaque em função dos efeitos da pandemia que assola o mundo e os seus impactos sobre os diferentes mercados.

Então o momento é de superar estes problemas e se preparar para crescer, porém de forma sustentável. Para isto existem metodologias que permitem reduzir desperdícios e melhorar a qualidade e a produtividade – como é o caso do Lean Office.

 

Lean Office e suas origens

A filosofia Lean tem suas origens no modelo de produção desenvolvido pela Toyota, após a II  Guerra Mundial. O modelo Toyota surgiu como resposta a um período que demandava preços baixos aliado à restrição de recursos. Em consequência, este modelo surgiu com o objetivo de reduzir os custos para maximizar o lucro. Outro objetivo do modelo era o de aumentar a produtividade, uma vez que a razão entre um trabalhador americano e um japonês era de 1 para 9, ou seja, era preciso nove japoneses para fazer o trabalho de 1 americano. Em meio a estes desafios a Toyota também tinha o objetivo de levar qualidade aos seus consumidores, ainda mais em uma época em que a imagem dos produtos japoneses não era das melhores.

Por este quadro é possível realizar a associação com os tempos atuais, pois estamos em meio a uma crise. Além disso, a presente retração de consumo leva também à demanda por preços baixos. Já em termos de restrição de recursos é importante destacar a presença de um número significativo de concorrentes nos diferentes negócios, o que aumenta a busca por recursos materiais e tecnológicos e por recursos humanos qualificados. Ou seja, o quadro é muito semelhante ao da época da criação do modelo Toyota.

Assim, o modelo Toyota é a base da filosofia Lean (“enxuto” em inglês) que, com o passar do tempo, se expandiu para outras indústrias e tem sido aplicada em diversos setores, bem além da manufatura automotiva, alcançando outras áreas como saúde, financeira, turismo, varejo e serviços.

Porém, com o passar do tempo, se observou que os princípios da filosofia Lean, que tem como foco os processos produtivos, também poderiam ser aplicados aos processos de negócios, administrativos e serviços. Daí surgiu o Lean Office (“escritório enxuto” em inglês), que busca “fazer mais com menos”. Alguns resultados da aplicação do Lean Office são:

•         Fluxos mais enxutos nos escritórios;
•         Maior flexibilidade nas operações;
•         Mais qualidade operacional;
•         Aumento da produtividade;
•         Melhoria no atendimento;
•         Redução de custos;
•         Redução no lead time.

 

Como ocorre a aplicação do Lean Office nas empresas

Para a aplicação do Lean Office nas empresas devemos partir da “caça aos desperdícios nos processos administrativos”, para que tenhamos o máximo de  agregação de valor aos seus produtos e serviços gerados. Para tanto, devemos partir da identificação dos processos envolvidos e do seu atual nível de organização.

Estes processos são compostos por atividades que agregam valor (trabalho líquido), atividades que têm que ser realizadas para que as atividades que agregam valor possam ocorre (trabalho adicional) e outras atividades que não agregam valor (perdas). Para a identificação destas atividades é montado o fluxo de cada um dos processos, que foram selecionados e priorizados através de critérios específicos.

Através desta análise detalhadas dos processos é possível a identificação de atividades que podem ser eliminadas e modificadas, inclusive incorporando elementos para aumento da qualidade e da produtividade. Além disso, a automação de atividades costuma fazer parte deste conjunto de ações de melhorias, materializando a Transformação Digital em diferentes áreas das empresas, uma vez que muitos processos se apresentam como transacionais, ou seja, envolvem diferentes departamentos ou até mesmo unidades e empresas.

O quadro a seguir ilustra o que costumamos encontrar quando iniciamos a aplicação do Lean Office nas empresas:

 

Porém a prática do Lean Office não para por aí, sendo seguida pela realização das ações propostas e aprovadas, o que envolve a implantação das tecnologias consideradas como as mais adequadas para a melhoria do desempenho do processo e a capacitação do pessoal envolvido. Além disso, a implantação da metodologia 5S costuma ocorrer nos projetos de Lean Office, ajustando os ambientes de realização do processo para a sua melhor aplicação.

Complementando, se considerarmos o compromisso do Lean Office com a qualidade e a produtividade, é fundamental que também ocorra a implantação de indicadores de desempenho e suas correspondentes metas, criando as bases para o seu monitoramento e constante ação para a melhoria dos processos envolvidos.

 

Como o Lean Office pode ser útil para vencer a crise

Veja, a seguir, o quanto a prática do Lean Office pode ser útil agora e para o futuro da sua empresa:

•         Flexibilidade: Na medida em que os processos estejam padronizados fica muito mais fácil alterar estratégias de forma ágil, como exigido nos tempos atuais. Exemplificando, a aplicação do Lean Office a um determinado processo (ex. seleção de pessoal) permite deixar bem claro quais as atividades que pode ser realizadas na modalidade Home Office e quais as providências a serem tomadas para que a sua realização ocorra com o melhor desempenho possível.
•         Previsibilidade: A otimização dos processos permite ganhar maior controle sobre a sequência de realização das suas atividades, além de possibilitar a coleta e armazenamento de informações que muitas vezes não estão disponíveis nas empresas. Com isto, os gestores ganham condição de melhor prever o desempenho dos processos e agir prontamente quando da identificação de eventuais gargalos. Exemplificando, pense no processo comercial, onde grande parte das atividades de vendas ficam nas mãos dos vendedores ou representantes, dificultando em muito as previsões de resultados para os próximos períodos. Se modificarmos o processo, controlando as atividades iniciais do fluxo, como o Marketing e Qualificação de Leads, teremos maior nível de previsibilidade sobre as atividades subsequentes, que envolvem as equipes de vendas.
•         Qualidade: A aplicação do Lean Office gera a oportunidade de revisão dos processos e, em consequência, de identificação de atividades que agregam valor e daquelas que podem conduzir a erros e retrabalhos. Além disso, sempre é possível se fazer melhor como, por exemplo, modificando a forma de realização das atividades para a avaliação da satisfação dos clientes, sejam eles externos ou internos. Como ilustração, que tal levantar, de forma automatizada, a satisfação dos clientes após a realização de uma assistência técnica?
•         Produtividade: Chama a atenção nas empresas a carência de dados associados à avaliação da produtividade, que só pode ser calculada se existir um padrão para as atividades integrantes do processo. A aplicação do Lean Office permite definir este padrão e, na sequência, identificar como os dados serão coletados, como a produtividade será medida e de que forma seus resultados serão armazenados e disponibilizados. Exemplificando, a coleta dos tempos associados a cada um das atividades presentes em um processo de exames médicos permite avaliar a produtividade e, em consequência, melhor dimensionar os recursos humanos envolvidos.
•         Agilidade: A avaliação dos processos por meio do Lean Office conduz à eliminação ou redução das atividades que não agregam valor, diminuindo o tempo de realização dos mesmos (lead time). Além disso, a automação dos processos quase sempre se faz presente, reduzindo ainda mais o seu tempo de execução. Como ilustração, pense nos serviços de manutenção predial ou de equipamentos e no tempo de espera economizado quando o responsável pela execução do serviço é imediatamente avisado assim que quando do surge uma demanda.
•         Redução de custos: A aplicação do Lean Office conduz à definição de padrões e à otimização de processos, permitindo “fazer mais com menos”. Assim, podemos ter menos profissionais realizando as atividades, isto de forma mais ágil e consumindo menos recursos e, consequentemente, com menores custos, sejam eles fixos ou variáveis. Voltando à prática do Home Office, pense no quanto ele pode significar de economia para a sua empresa.

 

No próximo artigo vamos nos aprofundar na prática da metodologia Lean Office para vencer a crise nas empresas. Até lá!