Exemplos de Processos Inteligentes: Recrutamento de Pessoal

Podemos dizer que os Processos Inteligentes podem ser identificados por três características básicas:

 

•         Agregação máxima de valor: o processo como um todo e as atividades contidas no mesmo tem sua razão de ser no fato de levarem valor para os seus clientes, sejam eles externos e/ou internos.
•         Minimização de desperdícios: todas as ações desnecessárias são eliminadas ou adaptadas para consumirem o mínimo de recursos como, por exemplo, consumo de papel ou movimentações de pessoal.
•         Utilização intensa das tecnologias disponíveis: a Transformação Digital, presentemente em curso, permite o uso, de forma integrada, dos mais diversos aplicativos, soluções e ferramentas tecnológicas.

 

Mas será que os nossos processos são inteligentes? Para responder a essa questão um bom ponto de partida é nos perguntarmos quando foi a última vez que cada um dos nossos processos passou por alterações. Será que estão do mesmo modo faz tempo? Será que incorporaram novas tecnologias?

 

Caso estas alterações tenham realmente acontecido,  devemos nos perguntar sobre como a mesma ocorreu. Para responder a esta pergunta, a avaliação tomando como referências as características dos Processos Inteligentes, anteriormente apresentadas, pode ser muito útil.

 

Para tornar mais claro o que é um processo inteligente vamos utilizar o exemplo do processo de Recrutamento de Pessoal, composto por atividades envolvendo a seleção e triagem de candidatos. Este processo está frequentemente associado ao desafio, por parte dos profissionais de Recursos Humanos, de encontrar e trazer para a empresa novos talentos. Outro desafio é o de realizar a seleção e triagem dos candidatos de forma ágil e precisa, atendendo às demandas das áreas solicitantes.

 

Além disso, para aumentar o desafio, temos neste processo um grande  volume de informações para análise, que são, muitas vezes, difíceis de compreender e examinar.

 

Então, o que são Processos Inteligentes no Recrutamento?

Podemos dizer que é uma nova forma de se fazer o processo de seleção e triagem dos candidatos, de acordo com os elementos característicos de processos inteligentes, quais sejam: agregação máxima de valor; minimização de desperdícios e; intensa utilização das tecnologias disponíveis.

 

Tudo começa pela conversão do processo de seleção e triagem dos candidatos para a forma automatizada, utilizando ferramentas de gestão de processos. Esta conversão é fundamental para a organização e responsabilização do processo e também para o armazenamento de informações associadas a cada etapa do Recrutamento Inteligente.

Etapas do Processo Inteligente

Passando primeiramente pela etapa de Divulgação das Vagas, a utilização do site da empresa, bem como de sites de recrutamento e grupos de redes sociais, deve ser considerada, de tal forma que os currículos preenchidos sejam armazenados, de forma automática, no processo, por meio de formulários online, poupando tempo de movimentação. Outra contribuição importante da tecnologia é que, nessas plataformas existe a possibilidade de personalizar e filtrar as buscas para alcançar as pessoas que melhor se enquadram no perfil procurado. Além disso, pensando também em termos internos, todo o processo de Recrutamento Inteligente deve ser desenvolvido considerando a oferta de vagas para os colaboradores da empresa, o que pode ocorrer pela disponibilização dos formulários internos nos seus painéis digitais.

 

Já na etapa de Triagem dos Currículos, a utilização de tecnologia pode eliminar a  necessidade de abrir, ler e imprimir e-mails (outra forma de desperdício), utilizando softwares de seleção digital de currículos. Além disso, aproveitando o fato de estarmos trabalhando com um processo automatizado, podemos enviar e-mails, em formato  padrão, para deixar o solicitante a par da evolução da sua demanda, bem como para informar o candidato e agendar futuros contatos com o mesmo.

 

Prosseguindo, na etapa de Avaliação do Perfil Comportamental, podemos utilizar softwares de análise e estruturação destes perfis, bem como automatizar a realização de testes, de forma a contribuir para a escolha dos candidatos mais adequados ao perfil e cultura da empresa e passar para as próximas etapas do processo. A utilização destes softwares contribui para conhecer o nível de inteligência emocional, capacidade de negociação, potencial de liderança, dentre outros aspectos dos candidatos, mesmo antes de entrevistá-los. Todos os resultados desta etapa ficam armazenados no processo de Recrutamento Inteligente, permitindo a verificação dos mesmos a qualquer momento. Ou seja, o grande volume de informações associadas a este processo não é, em momento algum, perdido ou esquecido.

Outra etapa do Recrutamento Inteligente é a Realização de Entrevistas à Distância. Aqui, por meio de aplicativos como o Zoom, Teams, ou Webex, por exemplo, podemos realizar as primeiras entrevistas remotamente. Nesta modalidade, além de poupar tempo para a empresa, muitos candidatos se sentem mais à vontade com essa modalidade de entrevista. A utilização destes aplicativos também pode ocorrer nas entrevistas com os solicitantes da vaga, considerando as restrições de distanciamento social associadas ao COVID-19.

 

Um ponto importante associado à utilização dos aplicativos para as entrevistas é que os mesmos contam com o recurso da gravação, tornando possível que estes arquivos fiquem armazenados no próprio processo de Recrutamento Inteligente, utilizando os recursos da ferramenta de gestão de processos. Esta funcionalidade pode contribuir também para o aperfeiçoamento da capacidade dos entrevistadores.

 

Por fim, temos a etapa da Decisão de Contratação, que está integrada ao processo automatizado de Recrutamento Inteligente, onde ficam registrados os pareceres finais sobre o candidato, que podem levar à proposição de contratação do mesmo ou não. Aqui ocorre então a destinação final do candidato, que pode passar para o processo de Contratação Inteligente, ou permanecer nos bancos de dados para futuros processos de seleção e triagem, poupando trabalho em novas análises, já que todas as informações permanecem armazenadas no processo.

Ambiente de Contínua Melhoria

Logicamente que outras etapas poderiam ser agregadas ao processo de Recrutamento Inteligente, tais como a avaliação da satisfação do solicitante do preenchimento da vaga, aproveitando o fato de estarmos trabalhando em um processo automatizado, o que facilita e agiliza, em muito, a realização de melhorias no mesmo.

 

Pensando também em melhorias, o armazenamento de informações qualitativas e quantitativas no processo automatizado permite a montagem de diversos indicadores, que servirão de base para a disponibilização de dashboards, que podem ser compartilhados com todas as áreas da empresa, contribuindo para um ambiente de contínua melhoria.

 

Ainda na linha da melhoria contínua é importante destacar as possibilidades que se abrem pelo armazenamento de informações no processo automatizado de Recrutamento Inteligente, devendo ser citado, como um dos exemplos, a avaliação de quais redes sociais e sistemas de recrutamento conduzem à seleção dos melhores talentos, o que é possível pelo cruzamento de informações com o processo de Avaliação de Desempenho Inteligente.

 

Esta é apenas uma breve amostra de um processo inteligente. Se quiser saber mais sobre o tema, ou propor um processo para descrevermos como o mesmo pode ser convertido para a forma inteligente, preencha este link.