Se pararmos para pensar sobre como será o mercado quando esta crise passar, chegaremos à conclusão de que as coisas irão mudar. Outra conclusão é a de que precisaremos nos preparar para fazer mais com menos. Neste ambiente desafiador o combate aos desperdícios será uma constante. Em consequência, a aplicação do Lean Office, por meio da eliminação, ou redução, das perdas será de grande valia para estes novos tempos com menos recursos disponíveis.
Fazer mais com menos significa, por exemplo, ter menos dinheiro disponível, menos gente para trabalhar, menos instalações para utilizar – também vinculado à prática do Home Office – e menos recursos tecnológicos e materiais disponíveis e ter que atingir, ou superar, os resultados obtidos anteriormente. Neste ambiente, manter a qualidade será outro grande desafio, pois as chances de erros com a substituição de pessoal serão significativas, sem falar dos retrabalhos decorrentes. Além disso, os clientes estarão mais exigentes, críticos e impacientes, aumentando a pressão sobre aqueles que permanecerem na empresa. E é exatamente aqui que o Lean Office pode ser extremamente útil para as organizações evoluírem em termos de produtividade, qualidade e combate aos desperdícios.
Falando de produtividade teremos, inicialmente, o desafio de manter a produtividade do pessoal no mesmo nível dos que saíram ou, em outras palavras, “não deixar a peteca cair”. Isto significa fazer com que a produtividade dos que permanecerem seja maior do que a dos que deixaram a organização. Porém, para que esse desafio seja vencido, temos a necessidade de, antes de tudo, medir a produtividade, o que muitas vezes não observamos nas organizações, principalmente em função da ausência de padrões para os processos e do fato dos correspondentes dados não serem coletados e armazenados.
Ainda focando na produtividade, a aplicação da metodologia Lean Office sobre os diferentes processos pressupõe a redução dos tempos de ciclo, com a redução ou enxugamento de suas atividades e o estabelecimento de padrões, bem como a obtenção – de preferência de forma automática – dos correspondentes dados. Assim, torna-se possível o cálculo da produtividade dos processos e, consequentemente, do pessoal envolvido, o que serve como referencial não apenas para a manutenção dos níveis atuais mas também para o aumento da produtividade, que é um dos objetivos associados ao Lean Office.
Outro foco de atuação do Lean Office é a melhoria da qualidade. Neste ponto, a definição de padrões para os processos irá facilitar a capacitação do pessoal em relação às atividades em que forem envolvidos. A aplicação do Lean Office sobre os processos irá conduzir à ampliação do valor agregado em cada uma das suas fases, à eliminação, ou redução, daquelas com perdas associadas e também a melhorias no seu ambiente de execução, gerando menos estresse quando da sua realização. Aqui é importante parar e refletir a respeito da pressão que irá ocorrer sobre os profissionais em decorrência das novas responsabilidades que irão assumir, aumentando a necessidade de atuarem em um adequado ambiente de trabalho.
Nesta ação de Lean Office sobre os processos deve ocorrer também a redução das possibilidades de erros, que influenciam no nível de satisfação dos clientes. Esta satisfação pode ser mais facilmente medida – de preferência de forma automatizada – pela incorporação de atividade de avaliação ao final do processo. Este conjunto de ações associadas à prática do Lean Office permite não apenas a manutenção da qualidade com a substituição de pessoal e redução de recursos mas também cria condições para a melhoria da qualidade dos processos trabalhados.
Se for inevitável que tenhamos menos gente, é natural que os melhores permaneçam. Mas como identificar quem são esses melhores? Caso a organização já estivesse praticando o Lean Office, teria muito mais e melhores dados e informações para a tomada de decisão. Porém, se isto ainda não ocorreu, é tempo de agir, pois as exigências qualitativas em termos de pessoal nas organizações serão maiores a cada dia.
Assim, com a prática do Lean Office sobre os seus processos relacionado à gestão de pessoal, as organizações irão ganhar base para contratar, capacitar e manter os melhores colaboradores. Além disso, a evolução sobre os demais processos, por meio da aplicação do Lean Office, irá permitir a ampliação de dados e informações, que servirão como base para a avaliação de desempenho do pessoal. Acreditamos que todos estes pontos, em conjunto com a redução de desperdícios e melhoria de resultados irá criar condições para o aumento na remuneração recebida, principalmente na forma de premiação sobre os resultados alcançados.
Em síntese, devemos nos preparar para um ambiente empresarial com menos gente trabalhando, com menos recursos à disposição, mas mais produtivos e que estarão sempre agindo para aumentar a satisfação dos seus clientes, sejam eles externos ou internos. Junto com isto virá o desafio de manter este pessoal, trazendo consigo a necessidade de uma melhor remuneração e de um ambiente de trabalho adequado. A combinação destes pontos reforça a importância da aplicação do Lean Office nas organizações, fazendo mais com menos e de uma forma ainda melhor.
Luiz Nicanor L. Silveira, Eng., M.Sc. (Eng), M.Sc. (Adm)
Professor e Consultor em Gestão Empresarial, Marketing e Inteligência de Mercado
luiz.nicanor@enoveconsultoria.com.br