Que o mundo está mudando, todos sabem. Que isto terá efeito sobre os negócio, também todos sabem. Porém a questão mais importante é: como vamos nos preparar para este novo mundo dos negócios?
Qualquer que seja a resposta, deverá passar pela redução do desperdício, aumento da qualidade e produtividade e melhor aproveitamento do tempo e do dinheiro.
Isto conduz à implantação do Lean Office, que significa “escritório enxuto”. Trata-se da aplicação da metodologia Lean, desenvolvida pela Toyota, aos serviços empresariais.
O que costumamos encontrar nos negócios:
Veja alguns dos resultados do Lean Office:
Processos mais enxutos: com processos com objetivos mais claros, com execução simplificada e eficientes.
Processos com maior qualidade: eliminação de erros, melhorias no ambiente de execução dos processos e mais valor adicionado na execução.
Maior flexibilidade nas operações: agilidade na implantação de melhorias nos processos e decisões com melhores resultados.
Maiores níveis de produtividade: padronização de atividades e redução de atividades desnecessárias.
Menor tempo de ciclo: redução do tempo de execução de atividades dos processos, com efeitos sobre o tempo total consumido pelo mesmo.
Melhoria no atendimento: com maiores níveis de entendimento e envolvimento com os processos dos profissionais envolvidos, apoiado pela melhor visualização dos resultados alcançados.
Conheça nossos serviços:
Com a implantação do Lean Office, os negócios passam por um grande transformação. Logicamente que sabemos que esta mudança deve ser muito bem planejada e que deve trazer resultados o mais rapidamente possível. Para que isto aconteça, temos os seguintes serviços:
Envolvendo um processo e 1 equipe, este serviço é composto pelas seguintes atividades: Seleção de processos; Capacitação em Lean Office; Mapeamento de fluxo de valor e perdas; Proposição de solução; Implantação de processo otimizado; Ambientação do processo e; Avaliação de resultados.
Envolvendo 4 equipes, que atuarão em processos distintos, este serviço é composto pelas seguintes atividades: Definição dos processos a serem trabalhados; Seleção de processos; Capacitação dos Líderes de equipes em Lean Office; Capacitação dos demais integrantes da Equipes; Mapeamento de fluxo de valor e perdas; Proposição de soluções e KPIs; Implantação de processos otimizados; Ambientação do processo; Implantação dos KPIs; Monitoramento do desempenho dos processos e; Avaliação de resultados.
Nossos diferenciais:
A implantação do Lean Office deve ser uma combinação de metodologias, tecnologias e resultados. Para tanto, os diferenciais da Enove começam pela equipe de projetos, composta apenas por consultores credenciados na metodologia Lean Office.
Estes consultores aliam uma forte experiência em mapeamento, modelagem, otimização e automação de processos ao domínio de boas práticas e ferramentas de gestão da qualidade. Além disso, devem dominar a prática de implementação da metodologia 5S em diferentes negócios, tendo em vista a importância da aplicação da mesma no Lean Office.
Outro forte diferencial da Enove está na nossa capacitação para a gestão e otimização de processos, com emprego de tecnologias avançadas. Além disso, utilizamos intensamente tecnologias de Business Intelligence, disponibilizando informações com a qualidade adequada para apoiar a melhor tomada de decisão.
Em complemento, todos os projetos da Enove são fortemente focados em Resultados, com intensa experiência na montagem de KPIs, definição de metas e implantação de dashboards
Resultados alcançados pelos nossos clientes:
Em uma indústria de peças automotivas, localizada no interior de São Paulo, foi aplicado o serviço de Aceleração Lean Office em um conjunto de processos, dentre os quais o de Gestão de reclamações, envolvendo as áreas Comercial, Assistência Técnica, Qualidade, Financeira, produção e Engenharia, que resultou na implantação de um processo automatizado.
Os resultados desta ação foram: a padronização do processo, com a consequente eliminação de atividades desnecessárias; o armazenamento de todos dados em um único local, permitindo o compartilhamento de informações entre todas as áreas envolvidas, com ganhos em termos de tomada de decisão; reclamações resolvidas muito mais rapidamente; esta redução no tempo de solução, aliada ao melhor acompanhamento de cada uma das reclamações procedentes, resultou em maiores níveis de satisfação dos clientes, com impactos sobre a retenção dos clientes e, consequentemente, sobre a lucratividade da empresa.
Em uma empresa de Coworking, com forte processo de expansão pelas principais cidades do Brasil, foi aplicado o serviço de Otimização Rápida ao processo de Gestão de Facilities. Este processo tem impacto não apenas para os clientes, que precisam encontrar as suas estações de trabalho, equipamentos e áreas comuns em perfeito estado, mas também sobre os colaboradores envolvidos com a pronta e eficaz solução das demandas.
A padronização e otimização deste processo criou condições para que todas as unidades se integrassem mais rapidamente e efetivamente sob uma única coordenação, localizada na sede da empresa, em São Paulo/SP. Além disso, permitiu a este gestor acompanhar mais intensamente o desempenho de cada unidade, aproveitando as possibilidade de comparação resultantes da implantação dos indicadores associados ao processo, que são rapidamente disponibilizados por estarem centralizados em uma única base de dados.
A destacar que os tempos consumidos em cada fase do processo são monitorados, o que resultou na maior agilidade para atender às demandas o que, somado à incorporação de atividade de avaliação da satisfação dos clientes após cada solicitação atendida no processo, acabou gerando diversas oportunidades de melhoria na Gestão de Facilities.
Em uma distribuidora de produtos náuticos, localizada em São Paulo/SP, mas atuante em todas as bacias hidrográficas do Brasil, foi aplicado o serviço de Aceleração Lean Office em um conjunto de processos associados às áreas Comercial, Marketing e Inteligência de Mercado, o que conduziu à implantação do processo automatizado de Pré Vendas.
A padronização e otimização deste processos permitiu, de imediato, a redução de custos, pela não necessidades dos Vendedores permanecerem em um único escritório, possibilitando a prática do Home Office. Também permitiu que o Gestor Comercial pudesse acompanhar o desempenho de cada Vendedor, mesmo que remotamente, o que conduziu à orientação ágil e precisa dos mesmos para o fechamento das vendas.
Outro ponto observado é que a equipe Comercial ampliou seus resultados, na medida em que os Vendedores podiam controlar, em uma única base de dados, todas as atividades associadas a uma oportunidade, evitando a perda de informações e o esquecimento, o que acontecia várias vezes anteriormente.
Completando, a otimização do processo de Pré Venda criou condições para que o marketing melhor qualificasse os clientes, resultando em maiores e mais ágeis ganhos na conversão dos leads em clientes e na redução dos custos de aquisição dos mesmos.