Retomada COVID-19: a necessidade e a oportunidade de mudança no seu negócio

 

A cada dia recebemos informações sobre a pandemia no mundo e suas implicações e, dentre elas, observamos os efeitos sobre os diferentes negócios, que têm sido variados. Ou seja, temos empresas que apresentaram um recuo em seus resultados, enquanto que outras (a minoria) tiveram seus resultados mantidos ou até melhorados, no processo da Retomada COVID-19.

 

Sabemos que a pandemia vai passar, porém também sabemos que o mundo dos negócios não será o mesmo, valendo o chamado “novo normal” para o qual necessitamos nos adaptar. Porém, precisamos sempre ter em mente que os ambientes das empresas são – e sempre serão – competitivos, então o que temos que fazer é nos adaptar mais imediatamente e melhor do que os nossos concorrentes, senão ficaremos para trás.

 

Outro ponto importante de reflexão é que os outros integrantes das nossas cadeias produtivas, incluindo aí clientes e fornecedores, também passarão por mudanças.

 

Este conjunto de transformações reforça a necessidade de mudança no nosso negócio, ao mesmo tempo em que nos leva a concluir que existe um grande volume de oportunidades pela frente, que será melhor aproveitado se soubermos compreender o atual momento e agirmos de forma inteligente.

 

Mas para que esta retomada COVID-19 ocorra, de fato, de forma inteligente, ela tem que ser vista, ao mesmo tempo, como uma necessidade e uma oportunidade de mudança para os nossos negócios, o que implica em trilharmos um caminho muito bem planejado e adequadamente percorrido, com ações realizadas de forma intensa e com agilidade. Mais do que isso, este processo de mudança deve se manter ao longo do tempo, não devendo cessar após a realização das ações de retomada, mas sim permanecer e evoluir de forma sustentável.

 

Este artigo foi montado tendo em mente os negócios, de diferentes formatos e dimensões, que estão retornando a suas atividades e que planejam tornar a adequação aos protocolos COVID-19 a etapa inicial de um intenso processo de aproveitamento de oportunidades e melhoria dos seus resultados.

 

Adequação aos Protocolos da Retomada Covid-19

 

No momento, as restrições governamentais estão se reduzindo, permitindo a reabertura das empresas e o retorno dos colaboradores ao trabalho. Aqui não podemos esquecer que existe muito receio por parte de todos, a começar pelos colaboradores, que não desejam ser contaminados. Este desejo também é evidente para clientes, fornecedores e visitantes. Isto tudo significa que o ambiente de trabalho deve ser e também parecer  seguro e saudável. Observe que fizemos questão de destacar a importância da aparência pois, neste mundo cada vez mais visual em que estamos, não basta apenas ser bom, mas também precisamos parecer bons para a geração de confiança a todos que integram nossas atividades.

 

Em outras palavras, o que queremos destacar aqui é a necessidade de muita atenção sobre a aparência do ambiente de trabalho, que deverá evoluir não apenas para atender aos protocolos mas também para gerar confiança para todos os envolvidos, que vão voltar às atividades com uma visão diferente do mundo. Afinal esta força de trabalho estará mais exigente, esperando receber garantias contínuas e confiáveis de que estão trabalhando em um ambiente seguro.  Isso incluirá exibições claras de informações e recursos atualizados de segurança e saúde, que devem ser apresentados sem erros, de forma agradável e sem espaço para improvisações.

 

Em consequência, para a geração de confiança aos diversos envolvidos na retomada COVID-19 deve ser incorporada mais um componente: a comunicação.

 

Em outras palavras, não podemos nos esquecer que estamos em meio a um processo de mudança, que passa por um conjunto de ações detalhadas para gerar e manter a confiança por parte dos diferentes públicos mas, para isto, estas ações e suas consequências precisam ser percebidas, o que só é possível através de uma intensa comunicação.

 

Este conjunto de elementos leva à necessidade de um planejamento do retorno ao local de trabalho extremamente detalhado e personalizado. Porém, fica o reforço de que, para as empresas que quiserem utilizar a retomada COVID-19 como um processo de mudança para a geração e aproveitamento de oportunidades, neste planejamento deverão constar elementos de gerenciamento contínuo e de permanente evolução. 

 

Considerando a diversidade de temas abordados neste planejamento e na realização das suas correspondentes ações, consideramos essencial a montagem de uma força-tarefa, composta por elementos de diferentes áreas da empresa, para uma adequada realização do diagnóstico, definição e realização das atividades e gestão de todos os esforços associados à adequação aos protocolos COVID-19. Esta força-tarefa, de natureza multidisciplinar, terá que ser adequadamente capacitada e conduzida para a realização de todo este processo de mudança.

 

Atuação da força-tarefa

 

Deverão ser consideradas algumas áreas-chave, tais como:

• Distanciamento social, envolvendo adequação de ambientes e que deverá ser reduzido de maneira gradual e cuidadosa.
• Higiene pessoal, 
• Limpeza e higienização de ambientes, envolvendo segurança, saúde e bem estar.
• Comunicação, que deverá ocorrer de forma contínua e bi-direcional, conduzindo ao engajamento de todos.
• Monitoramento das condições de saúde.

Considerando as mudanças no ambiente de negócios, é certo que teremos a necessidade de novos níveis de serviços a serem realizados. Some-se a isto a necessidade de novos materiais e atividades que conduzam ao mais adequado retorno ao local de trabalho. Levando em conta todo este conjunto de pontos, é importante que todo o planejamento ocorra, ao mesmo tempo, de modo abrangente, observando todas as instalações, processos e recursos da empresa. 

 

Além disso, é imperativo que o planejamento seja conduzido de modo bastante detalhado, considerando que nenhum detalhe é pequeno demais quando se trata de garantir a saúde e segurança das pessoas.

 

Revisão de todos os Processos da Empresa

 

Um capítulo especial no planejamento da retomada COVID-19 deve ser dedicado aos processos, quando novos processos terão que ser implantados para que tenhamos ambientes mais seguros e saudáveis. Além disso, relembrando o caráter de mudança para o aproveitamento de oportunidades que destacamos anteriormente, será necessária a revisão de todos os processos da empresa, incorporando elementos como:

• Minimizar a circulação de papel, bastando a circulação das informações na forma digital.
• Reduzir a necessidade de deslocamentos de pessoal, bastando a realização das solicitações ou a circulação das informações na forma digital.
• Minorar a necessidade de assinaturas, bastando a a passagem por uma fase do processo para caracterizar a sua aprovação.
• Incorporar atividades de preparação do ambiente para que esteja limpo e seguro  antes da sua realização.
• Minimizar a necessidade de circulação de relatórios em papel sobre o desempenho do processo, que passarão a circular apenas na forma digital.
• Facilitar a realização de treinamentos sem contato social.
• Aumentar a obtenção de dados sem contato social para a montagem dos indicadores.
• Facilitar a realização de auditorias sem contato social.
• Minimizar a necessidade de contato presencial para a realização do processo (distanciamento social).
• Incorporar dicas no processo para a segurança dos envolvidos.
• Possibilitar a avaliação da satisfação dos envolvidos no processo, contribuindo para a realização de melhorias.
• Revisar cada processo, avaliando o que pode ser feito para torná-lo clean and safe.

A revisão de processos será oportuna para a adequação aos novos ambientes empresariais e suas demanda.

 

Esta revisão terá que ocorrer de forma a “permitir fazer mais, com menos e melhor“, o que nos leva à aplicação de metodologias como o Lean Office, onde a redução de custos e despesas serão igualmente contempladas. Outro ponto a favor do Lean Office é que a sua aplicação incorporada medidas relacionadas a mudanças no ambiente de trabalho, inspirando maior confiança a todos os envolvidos, que é algo que necessitamos, mais do que nunca, no presente e no futuro.

 

Porém, nestes momentos de reabertura dos ambientes  de trabalho é necessário um alerta em relação às despesas, pois deveremos ter, inicialmente um aumento decorrente  de itens como limpeza aprimorada, desinfetante para as mãos, equipamento de proteção individual, serviços de triagem e aumento das comunicações. Também será  necessário investir para as alterações dos espaço e mudanças nos móveis, utensílios e componentes de tecnologias. Estes investimentos deverão ser muito bem planejados e executados pela força-tarefa, realizando as aquisições de fornecedores e prestadores de serviços devidamente qualificados e não apenas se baseando no critério de menor preço.

 

Por fim, observando os processos de retomada em outras partes do mundo, com especial atenção a Ásia, é importante destacar que a reabertura do locais de trabalho é parcial e não imediata. Em consequência, após a implantação das medidas iniciais, a força-tarefa deverá manter e intensificar suas atividades, se disponibilizando e coletando dados e informações para o seu contínuo ajuste e aperfeiçoamento. Fazendo assim a retomada COVID-19 terá totais condições para se transformar de necessidade em efetiva oportunidade de mudança no seu negócio.